ほーさく
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日々の悩み事を乗り越えるサクセスストーリーになる予定
Mar 4, 2020 4 min read

【仕事環境】GTDのためのアナログ・デジタル環境【仕事効率化】

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仕事を効率的に終わらせるための手法・フレームワークとしてGTDというものがあります。GTDを使うことによって仕事を早く終わらせて有意義なアフターファイブを過ごせるようになります。

GTDとは

Get Things Done (物事を終わらせる・片付ける)の略で、書籍「仕事を成し遂げる技術」の中で出てきた仕事(タスク/ToDo)管理の手法です。

GTDの基本的な考え方

GTDの基本的なステップは以下のとおりです。

  • Capture (Collect): やることを集める
  • Clarify(Process) : 処理(仕分け)する
  • Organize: 整理する
  • Reflect(Plan): これから行うことや、大きなタスクを計画
  • Engage(Do):決めたことを実行

各々を実行する上でアナログツールとデジタルツールをどう組み合わせて仕事環境を整えれば良いか考えてみましょう。

Capture (Collect): やることを集める

やりたいこと、やるべきこと、気になることなどを集めるステップです。
できるだけ「一箇所(Inbox)に集める」のが良いとされています。
集めた後、後で仕分けしていくので、この段階では手軽にメモできて安いノートがおすすめです。
私は「測量野帳」を利用しています。

メールはInboxでは無く「メールを処理する時間」を別途決めるのが効率良いです。

Clarify(Process) : 処理(仕分け)する

GTDの中心となる考え方がこの仕分け作業です。
さっと仕分けしてやる必要の無いものや、人に渡すものに時間を使わないようにします。
Inboxの中のアイテムを上から順に以下のどこかに当てはめていきます。

  1. 2分以内で処理できる–> すぐやる
  2. 自分でやる必要がある & 2分で終わらない –> カレンダー/ToDo
  3. 複雑なタスク –> プロジェクトフォルダに入れる
  4. 自分でやらない –> 人に渡す。待ち/移譲、フォルダに入れる
  5. 今実行する必要がない –> ゴミ箱/資料/いつかやる、のどこかのフォルダに入れる

Organize: 整理する

仕分け作業で2番め以降になったものを整理して、タスクがきちんと処理されるようにしていきます。 「デジタル化」を活用してうまく処理しましょう。

  • カレンダー : 各種カレンダーツール(Googleカレンダー等)
  • ToDo : 各種Todoツール(Trello等)
  • プロジェクト : プロジェクトからToDoへの展開(細かいタスクに分ける)
  • 待ち/移譲 : 電子メールで依頼等
  • 資料 : できれば電子化して「検索できる状態」に。電子化できない場合も一箇所にまとめて検索できるように
  • いつかやる : ToDoと同じ場所に別カテゴリで作成。やれる時が来たらToDoに移動

Reflect(Plan): これから行うことや、大きなタスクを計画

新たに入ってきたタスク(Inbox)、「いつかやる」に入れているタスク、「プロジェクトフォルダ」から出ていかないタスクなどを定期的にレビューするプロセスです。

Engage(Do): 決めたことを実行

決めてもなかなか手をつけられない場合は、タスクの分割により小さな実行ステップに落とし込みましょう。

GTDまとめ

GTDは実施している間に自分なりの工夫で進化していくと思います。
デジタルツールを使う場合は「スマホ」「PC」のどちらでも使えるツールを探しましょう。 私が常用しているツールを以下に載せます。参考までに。

ToDoツール:Trello
スマホでもPCでも使えるToDoツールです。

電子メモ: Dropbox Paper
Dropboxはファイルの蓄積に便利ですが、Paperというメモ機能があり、スマホアプリも用意されています。これでスマホでメモしたものをPCで確認するのが楽になります。

紙のメモ:測量野帳
安くて薄くて方眼で使いやすいメモ帳です

電子ノート: シャープの電子ノート
電池が超長持ちで、ページ数を気にせず使える電子ノートです。
文字認識機能は無いので、「紙に書くにはもったいないけど、ちょっとメモしたい」みたいなことを書き留めるのに十分な威力を発揮します。私は、セミナーメモや、読書メモなどをこれに書いて、後から整理する時に別のノートに書き写したりしています。

紙のノート: 文具王 アクセスノート
お客様訪問時のメモや、アイデア書き出しや、情報をまとめて深く考察する時など、電子ツールではしっくりこない場面も多く、私はこのノートを愛用しています。
ページがめくりやすく検索性が高いので、後から情報を探すときもストレスが少ないです。

ツールをうまく当てはめて、さっさと仕事を終わらせましょう。

投げ銭していただける場合は、amazonで15円からできます。宛先はheisakuあっとcomichi.comで。

マイナスは入れられないの?